Statuten van 41 CLUBS BELGIUM (v2021)
Artikel 1
De vereniging wordt opgericht met de benaming van “41 CLUBS BELGIUM”
41 CLUBS BELGIUM is aangesloten bij “41 INTERNATIONAL”, waarvan zij de doelstellingen overneemt.
De leuze van de vereniging is: “Moge de vriendschapsbanden nooit verbroken worden”.
Het kenteken wordt gevormd door een ster met vier punten, omringd door een ketting met acht schakels. In het midden wordt het Gulden Vlies afgebeeld.
Artikel 2
De maatschappelijke zetel is gevestigd te: 1180 Brussel – Merlostraat 157; gerechtelijk arrondissement Brussel.
De zetel kan verplaatst worden door een beslissing van het Nationaal Bestuur.
Artikel 3
De vereniging wordt opgericht voor onbepaalde duur. Zij kan worden ontbonden door een beslissing van de Algemene Vergadering conform de statuten en de wet.
Artikel 4
41 CLUBS BELGIUM heeft tot doel :
41 CLUBS BELGIUM handelt zonder onderscheid naar politieke, maatschappelijke of godsdienstige overtuiging en zonder onderscheid naar taal of ras.
De vereniging mag alle daden stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met haar maatschappelijk doel. Zij kan alzo haar medewerking verlenen aan en zich interesseren in gelijkaardige activiteiten.
Sectie 1: Toetreding.
Artikel 5
De vereniging bestaat uit effectieve leden en uit aangesloten leden, allen lid van een 41 Club aangesloten bij 41 CLUBS BELGIUM. Het minimumaantal leden is vijf. Het maximumaantal leden is onbeperkt.
Artikel 6
Zijn effectieve leden:
Zijn aangesloten leden :
Sectie II – Ontslag, uitsluiting en schorsing
Artikel 7
Een Club die zich niet houdt aan deze statuten of aan de beslissingen van de Algemene Vergadering of die op de dag van de Annual General Meeting (AGM) haar bijdragen en andere schulden aan de 41 CLUBS BELGIUM niet heeft betaald, verliest automatisch al haar rechten totdat de situatie geregeld is.
Hij kan zelfs uitgesloten worden uit 41 CLUBS BELGIUM door een beslissing van de Algemene Vergadering met een twee-derde meerderheid van de aanwezige en stemgerechtigde Clubs.
De uitgesloten Club dient al de verschuldigde bedragen te vereffenen aan de VZW 41 CLUBS BELGIUM uiterlijk 28 dagen volgend op de uitsluiting. Ten aanzien van 41 CLUBS BELGIUM zijn de voorzitter en/of de penningmeester van de Club aansprakelijk.
Elk lid dat ontslag genomen heeft of door zijn Club ontslagen werd, kan niet terug opgenomen worden in een 41 Club zonder de toestemming van de Club waaruit hij ontslag nam of ontslagen werd.
Artikel 8
41 CLUBS BELGIUM wordt gefinancierd door de bijdragen van de aangesloten Clubs. De bijdragen moeten binnen de drie maanden na de AGM, waarop het bedrag werd vastgesteld betaald worden.
Het bedrag van de bijdrage wordt jaarlijks vastgesteld door de AGM op voorstel van het Nationaal Bestuur en kan maximaal 250 EUR bedragen per aangesloten persoon van een Club.
De bijdrage wordt betaald door elk individueel lid dat opgenomen is in de Directory of in de database van de Website bij het begin van het statutair jaar.
Indien een individueel lid van zijn club een verlofregeling kreeg van welke aars of duur ook, blijft hij volwaardig nationaal lid en blijven het nationale lidmaatschap en de financiële verplichtingen t.o.v. van 41 CLUBS BELGIUM doorlopen.
De nieuwe Clubs die tijdens het werkingsjaar gecharterd worden, betalen per lid een bijdrage pro rata het aantal volledig overblijvende maanden van dat werkingsjaar vanaf de dag van de officiële charteroverhandiging.
Artikel 9
De Algemene Vergadering is samengesteld uit de afgevaardigden van de aangesloten Clubs.
Zij wordt ieder jaar gehouden tijdens een volledig weekend in de eerste helft van oktober.
De oproepingen tot de Algemene Vergadering worden toegestuurd aan de Voorzitters van de Belgische 41 Clubs per eenvoudig schrijven per post of e-mail, minstens dertig dagen voor de geplande datum en bevatten de dagorde, de plaats en datum en uur van de vergadering.
De uitnodiging wordt ondertekend door de Nationale Voorzitter en een ander verkozen lid van het Nationaal Bestuur in naam van de associatie.
Iedere Club die een punt op de dagorde wenst te plaatsen zal voor 20 augustus een gedegen en omstandige tekst overmaken aan de Nationale Voorzitter en de Ondervoorzitter(s).
Artikel 10
De Algemene Vergadering van 41 CLUBS BELGIUM is het hoogste beslissingsorgaan van aangesloten Belgische 41 Clubs.
Elke Club beschikt over één stem en wordt vertegenwoordigd door zijn Voorzitter of door een gemandateerd lid van zijn Club.
Bij een stemming kan een Club niet worden vertegenwoordigd door een lid van een andere Club.
Naast de voorzitter of zijn gemandateerde worden alle leden van de aangesloten 41 Clubs, zij het zonder stemrecht, uitgenodigd op Algemene Vergadering.
De Algemene Vergadering neemt haar beslissingen met een gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde Clubs, behalve indien het de artikels 7 en 15 betreft.
De geldig aanvaarde beslissingen gelden voor alle aangesloten Belgische 41 Clubs.
De Algemene Vergadering beschikt over alle bevoegdheden die haar door de wet of deze statuten zijn toegemeten.
Zijn onder andere voor haar voorbehouden:
De Algemene Vergadering kan geldig beraadslagen over punten die niet op de dagorde staan behalve wanneer die betrekking hebben op de artikelen 8, 12 en 20 van de Wet van 27 juni 1921.
Artikel 11
Er kunnen Buitengewone Algemene Vergaderingen door het Nationaal Bestuur worden samengeroepen, indien de noodzaak dit vereist.
De uitnodigingen naar de Voorzitter en Secretaris van elke Club dienen minstens twintig dagen voor de datum van de Buitengewone Algemene Vergadering verzonden te worden per gewone post of via e-mail.
Artikel 12
Een Buitengewone Algemene Vergadering moet door het Nationaal Bestuur worden bijeengeroepen wanneer minstens één vijfde van de voorzitters van de aangesloten Clubs een aanvraag doet.
Artikel 13
De Algemene Vergadering kan op voorstel van het Nationaal Bestuur of van een aangesloten 41 Club de titel van “Erelid van de 41 CLUBS BELGIUM ” toekennen aan een persoon, al dan niet lid van een 41 Club, voor bijzondere daden of blijken van toewijding aan de “41 CLUBS BELGIUM”.
Deze titel geldt voor het leven. De ereleden worden uitgenodigd op alle nationale activiteiten en op de Algemene Vergaderingen maar hebben in hun hoedanigheid van erelid geen stemrecht.
Artikel 14
De Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de Nationale Voorzitter. Bij zijn afwezigheid wordt ze voorgezeten door de Eerste Ondervoorzitter. Vervolgens door degene met de langste anciënniteit in het Nationaal Bestuur.
Artikel 15
De Algemene Vergadering kan slechts geldig vergaderen en beslissen over het in vereffening stellen van de vereniging dan bij toepassing van de artikels 8 en 20 van de Wet van 21juni 1921, gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002.
Artikel 16
Alle voorzitters of hun gemandateerden van 41 Clubs, aangesloten bij 41CLUBS BELGIUM en in regel met de statuten en de bijdragen beschikken over één stem.
Beslissingen worden genomen met gewone meerderheid behalve wanneer de statuten of de wet het anders bepalen. Bij gelijkheid van stemmen is de stem van degene die de vergadering voorzit doorslaggevend.
Artikel 17
De beslissingen van de Algemene Vergadering worden genoteerd in een proces-verbaal, ondertekend door de Voorzitter en de Nationale Secretaris.
De leden kunnen kennisnemen van de processen-verbaal op de zetel van de vereniging. Wanneer de genomen beslissingen derden aanbelangen kunnen dezen op dezelfde wijze er kennis van nemen op de zetel van de vereniging.
Afschriften of uittreksels van de processen-verbaal worden deugdelijk ondertekend door de Nationale Voorzitter en een ander lid van het Nationaal Bestuur.
Iedere wijziging aan de statuten dient binnen de maand te worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Dit geldt ook voor de aanstelling, het ontslag of de herroeping van een lid van het Nationaal Bestuur.
Artikel 18
De leden van het Nationaal Bestuur worden verkozen de Algemene Vergadering bij eenvoudige meerderheid voor de duur van één jaar.
Indien voor een bepaalde functie deze meerderheid niet behaald wordt na drie opeenvolgende stembeurten, zullen eerst de andere leden van het Nationaal Bestuur in hun functie verkozen worden.
Deze verkozen leden van het Nationaal Bestuur kunnen met unanimiteit een persoon voor die functie aanduiden.
Indien de verkozen leden van het Nationaal Bestuur niet tot een unanieme beslissing komen, zal de inkomende Nationale Voorzitter de beslissing nemen.
Indien het om de nieuwe Nationale Voorzitter gaat, zal dezelfde werkwijze gevolgd worden en zal desgevallend de uittredende Nationale Voorzitter beslissen.
Om tot Nationaal Voorzitter verkozen te kunnen worden moet de kandidaat voordien een verkozen functie in het Nationaal Bestuur uitgeoefend hebben.
De leden van het Nationaal Bestuur kunnen slechts eenmaal in hun mandaat worden her verkozen.
De kandidaturen moeten naar de Nationale Voorzitter verstuurd worden minstens voor 20 augustus voorafgaand de Algemene Vergadering, per brief of per mail. De kandidaturen voor een nationale functie zijn enkel toegankelijk voor oud-leden van de Ronde Tafel.
Artikel 19
41 CLUBS BELGIUM wordt geleid door een Nationaal Bestuur dat als volgt is samengesteld:
Het Nationaal Bestuur kan leden coöpteren voor specifieke taken, zoals de Shopkeeper, de webmaster, de nationale editor, een verantwoordelijke voor de YAP enz. Deze gecoöpteerde leden maken geen deel uit van de Raad van Bestuur en hebben geen stemrecht binnen het Nationaal Bestuur.
De Nationale Voorzitter heeft een nationale en internationale vertegenwoordigende functie.
Hij leidt de vereniging en staat in voor de goede werking van de Clubs.
De Nationale Past-Voorzitter verzekert de continuïteit tussen het voorgaande en het nieuwe bestuur. Hij zal optreden als wijze en raadgevend lid voor zijn opvolger, als raadgever voor de Clubs en lettend op het behoud van de traditie van deze associatie.
De Nationale Ondervoorzitters vervangen de Voorzitter wanneer dit wordt vereist en staan hem bij in de uitoefening van zijn taak. Zij zijn verantwoordelijk voor de uitbreiding van de vereniging.
De Nationale Secretaris, bijgestaan door de Ondervoorzitters, is verantwoordelijk voor de administratieve verwerking van de vereniging. Hij zorgt namelijk voor het verzamelen van de informatie, het opmaken van de verslagen van de AGM en van de bestuursvergaderingen, de publicaties in het staatsblad, alsook het samenstellen van de directory.
De Nationale Penningmeester is verantwoordelijk voor het financieel beleid van de vereniging.
De IRO vertegenwoordigt de vereniging op de internationale bijeenkomsten. Hij onderhoudt de contacten met buitenlandse nationale besturen en internationale organisaties. Hij vertegenwoordigt met stemrecht de vereniging op de internationale vergaderingen, naast de Voorzitter of diens afgevaardigde, zodat zij op internationaal vlak twee stemmen kunnen uitbrengen. Hij kan zich laten vertegenwoordigen door een ander lid van het Nationaal Bestuur.
De PRO leidt het protocol bij de charteroverhandigingen en op de Algemene Vergaderingen.
De Nationale Uitgever is verantwoordelijk voor de verspreiding van de informatie naar de clubs en de leden, en zorgt voor een correcte berichtgeving over de activiteiten en beslissingen van het Nationaal Bestuur, van de activiteiten van de Clubs zowel nationaal als internationaal.
Artikel 20
De leden van het Nationaal Bestuur wonen de maandelijkse bestuursvergaderingen bij.
Indien een twee/derde meerderheid van de verkozen leden van het Nationaal Bestuur oordeelt dat een functie slecht wordt uitgeoefend, kan de titularis van die functie worden geschorst.
Zijn functie zal door een ander lid van het Nationaal Bestuur worden waargenomen. Indien het een gecoöpteerde functie betreft, kan een lid van de vereniging in zijn plaats worden gecoöpteerd.
De leden van het Nationaal Bestuur brengen verslag uit over hun activiteiten op de AGM.
De verslagen moeten in het bezit zijn van de Nationale Voorzitter uiterlijk op 31 augustus.
Deze verslagen worden besproken binnen het Nationaal Bestuur wanneer de dagorde van de AGM wordt vastgelegd.
Artikel 21
Het Nationaal bestuur vergadert op uitnodiging van de Voorzitter of de Secretaris. Er kan slechts geldig worden vergaderd als minstens de helft van de verkozen leden aanwezig is.
De beslissingen worden genomen bij eenvoudige meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen, is de stem van de Voorzitter of zijn vervanger doorslaggevend.
De beslissingen worden opgetekend in de vorm van een proces-verbaal, ondertekend door de Voorzitter en de Secretaris en opgenomen in een speciaal register. Alle uittreksels ervan worden ondertekend door de Voorzitter en de Secretaris.
Artikel 22
Het Nationaal Bestuur heeft de meest uitgebreide macht met betrekking tot het beheer en de administratie van de vereniging.
Alle akten, facturen, aankondigingen, publicaties enz. uitgaande van de vereniging moeten de maatschappelijke benaming vermelden, voorafgegaan of gevolgd door de woorden “Vereniging zonder winstoogmerk”, of afgekort VZW.
Artikel 23
Gerechtelijke tussenkomsten, als eiser of als verweerder, worden gevoerd door het Nationaal Bestuur onder leiding van de Voorzitter.
Artikel 24
Alle akten en bescheiden die de vereniging verbinden worden duidelijk ondertekend, hetzij door de Voorzitter, hetzij door twee leden van het Nationale Bestuur.
Wanneer de vereniging een verbintenis aangaat met een waarde van meer dan € 2500, moet deze door twee verkozen leden van het nationaal bestuur ondertekend worden, waarvan de voorzitter of de penningmeester is. Bankverrichtingen boven € 2500 moeten ondertekend worden door de penningmeester en een ander lid van het nationaal bestuur.
Artikel 25
De bestuurders hebben geen enkele persoonlijke verantwoordelijkheid maar zijn slechts verantwoordelijk voor de uitoefening van hun mandaat. Het mandaat is onbezoldigd.
Artikel 26
Het Nationaal bestuur heeft voor zijn werking een huishoudelijk reglement opgesteld: het “National Board Workbook”.
Artikel 27
Het werkingsjaar begint op 1 september en eindigt op 31 augustus van ieder jaar.
Artikel 28
Het Nationaal Bestuur legt ieder jaar aan de AGM de jaarrekeningen voor ter goedkeuring, alsook het budget voor het volgende werkingsjaar en licht de algemene politiek in verband met de werking en ontwikkeling van de vereniging toe.
Artikel 29
De Algemene Vergadering duidt twee commissarissen aan die belast worden met het nazicht van de rekeningen van de vereniging en zij maken hierover een rapport op. Zij worden benoemd voor een termijn van vier jaar, zijn herkiesbaar, maar steeds herroepbaar op een Algemene Vergadering.
Artikel 30
Een 41 Club kan opgericht worden door oud-leden van de Ronde Tafel, die de leeftijd van 40 jaar hebben bereikt.
Een Club die lid wenst te worden van de 41 CLUBS BELGIUM zal bij het Nationaal Bestuur een schriftelijke aanvraag indienen. Bij deze aanvraag wordt een lijst gevoegd met de volledige naam en het adres van de kandidaat-leden.
De nieuwe Club start met een plechtige vergadering/zitting.
Tijdens deze vergadering ontvangt de nieuwe Club de charter en vanaf deze dag maakt de Club officieel deel uit van “41 CLUBS BELGIUM” en krijgt zij haar nationaal Clubnummer. De Club aanvaardt de leuze, de doelstellingen en de statuten van 41 CLUBS BELGIUM. De nieuwe leden worden gemachtigd het officiële kenteken te dragen.
Ten uitzonderlijke titel kan een persoon erelid van de Club worden voor de duur van één jaar. Deze titel is jaarlijks hernieuwbaar.
Artikel 31
Om de geest van “41” te eerbiedigen moeten in de statuten van de clubs worden opgenomen:
- de doelstellingen van en de leuze van de 41CLUBS BELGIUM
- de verplichting voor de leden om oud-lid van de Ronde Tafel te zijn, uitgezonderd de eventuele ereleden
- de samenstelling van het bestuur met minstens een Voorzitter, een Secretaris en een Penningmeester
- het bestuur dient jaarlijks worden verkozen en zal ten laatste in functie treden op 1 oktober.
- de Club vergaderd minstens een maal per maand, behalve in juli en augustus, hoewel vakantievergaderingen aanbevolen zijn
- de statutaire vergadering worden op vaste datum en plaats gehouden en vermeld in de directory
- contacten met ander 41 Clubs en de Ronde Tafel worden warm aanbevolen
Het Nationaal Bestuur stelt een voorbeeld van de statuten en een reglement van interne orde (R.I.O.) voor, de clubs kunnen zich hierdoor laten inspireren.
Iedere club is vrij om zichzelf een meer beperkende interne regeling te geven dan de inhoud van de versie die door het Nationaal Bestuur is voorgesteld.
Artikel 32
Wanneer de vereniging ontbonden wordt, zal de Algemene Vergadering vereffenaars aanstellen, hun bevoegdheden vastleggen en de bestemming aanduiden van het netto sociaal actief na aanzuivering van alle schulden en lasten.
De bestemming van het actief moet gebeuren ten voordele van een vereniging of een groepering die een gelijkaardige doelstelling als 41 CLUBS BELGIUM nastreeft en bij gebreke hieraan aan een nationaal welzijnswerk.
Deze beslissing, zoals ook de naam, voornaam, beroep en adres van de vereffenaar of vereffenaars dienen te worden gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
Artikel 33
Alle Clubs van 41 CLUBS BELGIUM behoren tot één van de 5 zones, gelijk aan de indeling van de zones van RTB. Eén keer per jaar wordt een zonevergadering georganiseerd. Een Club kan zich kandidaat stellen voor de organisatie. Indien er geen kandidaat is, zal het nationaal bestuur een Club zoeken. Eén lid van de organiserende Club wordt uitgenodigd op de vergaderingen van het Nationaal Bestuur.
De zones dienen jaarlijks een algemeen werkingsverslag en een gedetailleerd financieel verslag over te maken aan het Nationaal Bestuur ten laatste vóór 31 juli van elk kalenderjaar.
Artikel 34
In de laatste 14 dagen van maart organiseert het Nationaal Bestuur de HYM (= Halfjaarlijkse AGM/ Mi-AGM). Op deze vergadering worden de Voorzitters en een 2de persoon van zijn Club uitgenodigd. Indien de Clubvoorzitter niet aanwezig kan zijn, kan hij een volmacht geven aan een lid van zijn Club. Alle andere leden kunnen op eigen kosten deelnemen. Ook het Nationaal Bestuur van de Ronde Tafel, Ladies Circle en Agora kunnen aanwezig zijn. Op deze vergadering wordt de werking van 41 Belgium besproken en de AGM voorbereid.
Artikel 35
Alles wat niet uitdrukkelijk is voorzien in deze statuten zal geregeld worden zoals voorzien in de Wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002.
Artikel 36
De statuten van de vereniging werden in het Nederlands opgesteld. Bij een betwisting omtrent de vertaling heeft de Nederlandse tekst voorrang.