Statuts du 41 Clubs Belgium (v2021)
Article 1
L’association est dénommée « 41 CLUBS BELGIUM ».
Le 41 CLUBS BELGIUM est affilié au « 41 INTERNATIONAL », dont il a adopté les statuts.
Sa devise est : « Puissent les liens de l’amitié ne jamais rouiller »
Son insigne est une étoile à quatre branches, entourée d’une chaine à huit maillons. Au milieu se trouve l’insigne de la Toison d’Or.
Article 2
Son siège social est établi à 1180 Bruxelles – rue du Merlo 157, arrondissement judiciaire de Bruxelles.
Le siège de l’association peut être transféré en tout autre endroit par décision du Comité National.
Article 3
L’association est constituée pour une durée illimitée.
Elle pourra être dissoute par décision de l’Assemblée Générale, conformément aux statuts et à la loi.
Article 4
Le 41 CLUBS BELGIUM a pour but :
Le 41 CLUBS BELGIUM s’interdit formellement tout prosélytisme politique, confessionnel, linguistique ou racial.
Il peut accomplir tous les actes et opérations se rapportant directement ou indirectement à son but social.
Il peut notamment prêter son concours et s’intéresser à toute activité similaire à son but social.
Section 1 : Admission
Article 5
L’association se compose de membres effectifs et de membres affiliés, tous membres d’un Club affilié à l’association 41 CLUBS BELGIUM.
Le nombre minimum des membres effectifs ne peut être inférieur à cinq.
Le nombre maximal des membres est illimité.
Article 6
Sont membres effectifs
Sont membres affiliés :
Section 2 : Démission, exclusion et suspension
Article 7
Tout Club, qui ne se conformerait pas aux présents statuts ou aux décisions de l’Assemblée Générale ou un Club, qui le jour de l’Assemblée Générale Annuelle (AGM) n’aurait pas payé ses cotisations et /ou autres dettes dues au 41 CLUBS BELGIUM, perdra automatiquement ses droits jusqu’à la régularisation de sa situation.
Il pourra même être exclu du 41 CLUBS BELGIUM par l’Assemblée Générale, statuant à la majorité des deux tiers des Clubs présents ayant droit de vote.
Le Club exclu sera tenu de régler toutes sommes dues à la trésorerie nationale dans les 28 jours suivant la notification de son exclusion. Le président et/ou le trésorier du Club est l’interlocuteur désigné vis-à-vis du 41 CLUBS BELGIUM.
Tout membre ayant donné sa démission ou exclu par son Club, ne pourra être réintégré dans un Club du 41 CLUBS BELGIUM sans l’accord du Club dont il avait démissionné ou qui l’avait exclu.
Article 8
Le 41 CLUBS BELGIUM est financé par les cotisations payées par les Clubs associés. Les cotisations sont payables dans les trois mois qui suivent l’AGM approuvant les cotisations.
Le montant de la cotisation est fixé par l’AGM sur proposition du comité national et ne peut dépasser un montant maximum de 250 euros par personne adhérant à un club.
La cotisation est payée par chaque membre mentionné dans le Directory ou dans la base de données du site web au début de l’année statutaire.
Si un congé de quelque sorte ou de quelque motif que ce soit a été accordée à un membre individuel par son Club, la cotisation nationale et les engagements financiers de ce membre sont maintenus.
Les nouveaux Clubs chartés dans le courant de l’année statutaire doivent payer une cotisation proportionnelle au nombre des mois à courir de cette année statutaire depuis la date de sa remise de charte.
Article 9
L’assemblée générale est composée de tous les délégués des Clubs associés. Elle se tient chaque année pendant un week-end complet de la première quinzaine d’octobre.
Les convocations à cette Assemblée Générale sont envoyées aux présidents et secrétaires de tous les Clubs 41 Belges par lettre ordinaire à la poste ou par courriel électronique, au moins trente jours avant la date prévue et contiennent l’ordre du jour, le lieu et l’heure de la réunion.
Elles sont signées par le Président National et un autre membre élu du Comité National, au nom de l’association.
Tout Club désireux de soumettre un point à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale enverra avant le 20 août, au Président National et au(x) Vice-Président(s), un texte précis de la proposition.
Article 10
L’Assemblée générale du « 41 CLUBS BELGIUM » est l’organe suprême de décision des Clubs 41 belges affiliés.
Chaque Club y dispose d’une voix et est représenté par son Président ou un membre dûment mandaté par lui.
Un Club ne peut pas être représenté au vote par un membre d’un autre Club.
Tout comme le président ou son mandataire, tous les membres, des « 41 CLUBS BELGIUM » sont invités sans droit de vote à assister à l’Assemblée Générale. Les décisions de l’Assemblée Générale sont adoptées à la majorité simple des Clubs 41 présents ayant droit de vote, excepté toutefois pour les matières reprises aux articles 7 et 15 des statuts.
Les décisions valablement adoptées en Assemblée Générale engagent tous les Clubs 41 belges.
L’Assemblée Générale possède tous les pouvoirs qui lui sont expressément reconnus par la loi ou les présents statuts.
Sont notamment réservées à sa compétence :
L’Assemblée Générale peut délibérer valablement sur des points ne se trouvant pas à l’ordre du jour, sauf s’ils concernent les articles 8, 12 et 20 de loi du 27 juin 1921.
Article 11
Des Assemblées Générales Extraordinaires peuvent être convoquées par le Comité National quand il estime que la nécessité l’impose. Les convocations seront envoyées aux présidents et secrétaires au moins vingt jours avant l’Assemblée Générale Extraordinaire, par lettre ordinaire à la poste ou par courriel électronique.
Article 12
L’Assemblée Générale extraordinaire doit être convoquée par le Comité National lorsqu’un cinquième des Présidents des Clubs 41 associés en font la demande.
Article 13
L’Assemblée Générale peut, sur proposition du Comité National ou d’un Club 41 associé, accorder la qualité de « Membre d’Honneur National du 41 CLUBS BELGIUM » à toute personne membre d’un Club 41 ou non, qui s’est particulièrement dévouée au 41 CLUBS BELGIUM.
Cette qualité est conférée à vie.
Les membres d’honneur nationaux sont conviés aux manifestations et aux Assemblées Générales, mais en tant que tels, n’ont pas le droit de vote.
Article 14
L’Assemblée Générale est présidée par le Président du Comité National. En cas d’absence ou d’empêchement du Président, elle est présidée par le Premier Vice-Président, le cas échéant par celui avec le plus d’ancienneté dans le comité national.
Article 15
L’Assemblée Générale ne peut valablement délibérer sur la dissolution de l’association que conformément aux articles 8 et 20 de la loi du 27 juin 1921, modifiée par la loi du 2 mai 2002.
Article 16
Tous les présidents ou leurs délégués des Clubs 41, associés au 41 CLUBS BELGIUM, et en règle avec les statuts et les cotisations, disposent d’une voix.
Les décisions sont prises à la majorité simple des voix présentes, sauf dans les cas où il en est décidé autrement par la loi ou les présents statuts.
En cas de partage, la voix de celui qui préside la réunion est prépondérante.
Article 17
Les décisions de l’Assemblée Générale sont consignées dans des procès-verbaux et signées par le Président et le Secrétaire National.
Les membres peuvent prendre connaissance de ces procès-verbaux au siège de l’association.
Lorsque les décisions prises intéressent les tiers, ceux-ci peuvent en prendre connaissance, de la même manière, au siège de l’association. Les copies ou extraits des procès-verbaux sont valablement signés par le Président du Comité National ou par tout autre membre du Comité.
Toute modification aux statuts doit être publiée dans le mois de sa date aux annexes du Moniteur belge. Il en est de même de toute nomination, démission ou révocation d’un membre du Comité National.
Article 18
Les membres du Comité National sont élus pour un an par l’Assemblé Générale annuelle, à la majorité simple.
Si, pour une des fonctions, cette majorité ne peut être obtenue après trois tours de scrutin, les autres membres du nouveau Comité National sont d’abord élus dans leur fonction.
Les membres élus du nouveau Comité National peuvent désigner à l’unanimité un candidat pour cette fonction.
Si les membres élus du Comité National n’arrivent pas à une décision unanime, le Président National entrant décidera seul.
Si la discussion concerne l’élection du nouveau Président, la décision est alors prise de la même manière et éventuellement par le Président National sortant. Les candidats pour la Présidence Nationale doivent avoir rempli préalablement une fonction élue au sein du Comité National.
Les membres du Comité National ne peuvent être reconduits qu’une seule fois dans leur mandat. Les candidatures doivent être envoyées au Président National au plus tard pour le vingt août précédant l’Assemblée Générale, soit par lettre à la poste, soit par courriel. Les candidatures pour une fonction nationale sont strictement réservées aux anciens membres de la TABLE RONDE.
Article 19
Le Comité National du « 41 CLUBS BELGIUM » est composé comme suit :
Le Comité National peut coopter d’autres membres assumant des tâches spécifiques, comme le Shopkeeper, le webmaster, un responsable pour le YAP etc. Ces membres cooptés n’ont pas droit de vote au Comité National et ne font pas partie du Conseil d’Administration.
Le Président National a une mission représentative nationale et internationale. Il s’assure de la bonne marche des Clubs.
Le Past-Président assure la continuité entre l’ancien et le nouveau Comité National. Il fait partie de ce dernier comme membre consultant. Il exerce la fonction de sage en conseillant son successeur, en conseillant les Clubs et en veillant au maintien des traditions au sein de l’association.
Les Vice-Présidents remplacent le Président quand nécessaire et l’aident dans l’exécution de sa tâche. Ils sont responsables de l’extension du mouvement.
Le Secrétaire National, assisté par les deux Vice-Présidents Nationaux, est responsable de l’administration de l’association, il veillera notamment à la récolte des informations, à la rédaction des minutes de l’AGM et des réunions du Comité National, aux publications au Moniteur ainsi qu’à la composition du directory.
Le Trésorier National est responsable de la gestion financière de l’association.
L’IRO représente l’association aux réunions internationales. Il entretient les contacts avec les autres comités nationaux étrangers et les associations internationales. Il représente, avec droit de vote, l’association aux Assemblées Internationales, assisté par le Président National ou son délégué, pour que les deux voix soient exprimées au niveau international. Il peut s’y faire représenter par procuration par tout autre membre du Comité National.
Le PRO dirige le protocole aux remises de charte et aux Assemblées Générales, il assiste les autres membres du Comité National dans leurs contacts avec les Clubs.
L’Editeur National est responsable de la diffusion de l’information vers les clubs et veille à une diffusion correcte des activités et décisions du Comité National, ainsi que des activités des Clubs tant sur le plan national qu’international.
Article 20
Les membres du Comité National sont tenus d’assister aux réunions mensuelles du comité.
Si une majorité des deux tiers des membres du Comité National jugent qu’une fonction est mal assurée, le titulaire de cette fonction pourra en être suspendu. Il sera remplacé par un autre membre du Comité National. S’il s’agit d’une fonction cooptée, un autre membre de l’association peut être coopté à sa place.
Les membres du Comité National font rapport de leurs activités à l’AGM.
Ces rapports sont examinés au sein du Comité National, à l’occasion de la rédaction de l’ordre du jour de l’AGM.
Ces rapports seront transmis au Président National le 31 aout au plus tard.
Article 21
Le Comité se réunit sur convocation du Président ou du Secrétaire. Il ne peut statuer que si la moitié de ses membres est présente.
Les décisions sont prises à la majorité simple des voix. Quand il y a parité, celle du Président ou de son remplaçant est prépondérante.
Les décisions sont consignées sous forme de procès-verbaux, signés par le Président et le Secrétaire et repris dans le registre. Les extraits des procès-verbaux seront signés par le Président et le Secrétaire.
Article 22
Le Comité National a les pouvoirs les plus étendus pour l’administration et la gestion de l’association.
Tous les actes, factures, annonces, publications et autres pièces émanant de l’association doivent mentionner la dénomination sociale, précédée ou suivie immédiatement des mots « Association sans but lucratif », ou en abrégé ASBL.
Article 23
Toutes les actions judiciaires, tant en demandant qu’en défendant, sont intentées ou soutenues, par le Comité National, sous la direction du Président.
Article 24
Tous les actes qui engagent l’association sont signés soit par le Président, soit par deux membres élus du Comité National.
En cas d’engagement dépassant 2.500,00 €, celui-ci devra être signé par 2 membres élus du Comité National, dont le trésorier ou le président.
Les transactions bancaires dépassant 2.500,00 € devront être signées conjointement par le trésorier et un autre membre du Comité National.
Article 25
Les administrateurs ne contractent, en raison de leur fonction, aucune obligation personnelle et ne sont responsables que de l’exécution de leur mandat. Celui-ci est exercé à titre gratuit.
Article 26
Le Comité National a rédigé pour son fonctionnement un règlement d’ordre d’intérieur : le « National Board Workbook ».
Article 27
L’exercice social commence le 1er septembre et se termine le 31 août de chaque année.
Article 28
Le Comité National soumet tous les ans à l’approbation à l’Assemblée Générale les comptes de l’exercice écoulé, le budget de l’exercice suivant et expose la politique générale en ce qui concerne l’activité et le développement de l’association.
Article 29
L’Assemblée générale désignera deux commissaires, chargés de vérifier les comptes de l’association et de lui présenter un rapport. Ils sont nommés pour une durée de 4 ans, peuvent être réélus, mais sont révocables à chaque Assemblée Générale.
Article 30
Un Club 41 peut être constitué par des anciens membres du ROUND TABLE BELGIUM, ayant atteint l’âge de 40 ans.
Tout Club désireux d’adhérer au 41 CLUBS BELGIUM introduira une demande par écrit au Comité National. A cette demande sera jointe une liste avec les noms et adresses des membres-candidats.
Le Club marque conventionnellement le début de son existence par une réunion inaugurale. A cette réunion la charte sera remise et à dater de ce jour, le Club fera officiellement partie des « 41 CLUBS BELGIUM » et recevra un numéro d’ordre national.
Le nouveau Club accepte la devise, les buts et les statuts des 41 CLUBS BELGIUM. Les membres individuels pourront en porter l’insigne officiel.
A titre exceptionnel le titre de membre d’honneur du Club peut être conféré pour un an à une personne. Ce titre est renouvelable chaque année.
Article 31
Pour respecter l’esprit « 41 », certains points doivent obligatoirement figurer dans les statuts de chaque club :
- Les buts et la devise du « 41 Clubs Belgium ». L’obligation pour les membres d’être anciens membres de la Table Ronde, à l’exception de membres d’honneur éventuels.
- L’existence d’un Comité composé au moins d’un Président, d’un Secrétaire et d’un Trésorier.
- Le comité sera élu chaque année afin d’entrer en fonction au plus tard le premier octobre.
- Le Club se réunira au moins une fois par mois, sauf les mois de juillet et août, où il est souhaitable d’organiser des réunions de vacances.
- Les réunions se tiendront à date et lieu fixe, repris au directory.
- Les contacts sont souhaitables entre les Clubs 41, ainsi qu’avec la Table Ronde.
Le Comité National du « 41 Clubs Belgium » tient à la disposition de tout Club « 41 » en formation un modèle de statuts de Club, ainsi qu’un modèle de « Règlement d’Ordre Intérieur » (R.O.I.) dont chaque Club pourra s’inspirer.
Chaque club sera libre de se donner un règlement d’ordre intérieur plus restrictif ou d’adopter le contenu de la version émise par le Comité National.
Article 32
En cas de dissolution de l’association, l’Assemblée Générale désignera le ou les liquidateurs, déterminera leurs pouvoirs et indiquera l’affectation à donner à l’actif social net, après acquittement des dettes et apurement des charges. Cette affectation devra obligatoirement se faire en faveur d’une association ou d’un groupement ayant une activité similaire à celle de l’association dissoute ou, à défaut, à une œuvre caritative nationale.
Cette décision de dissolution, ainsi que les noms, prénoms et adresse du liquidateur ou des liquidateurs seront publiés dans les Annexes du Moniteur Belge.
Article 33
Tous les Clubs du 41 CLUBS BELGIUM font partie d’une des 5 zones, identiques à la répartition de la Table Ronde Belge. Une fois par an, une assemblée de zone sera organisée. Un Club peut se porter candidat pour l’organisation. S’il n’y a pas de candidat, le Comité National cherchera un Club. Un membre du Club organisateur sera invité aux réunions du Comité National
Les zones sont tenues de transmettre au Comité National, au plus tard le 31 juillet de chaque année statutaire, un rapport d’activité ainsi qu’un bilan financier détaillé.
Article 34
Dans la dernière quinzaine de mars, le Comité National organise le HYM (= Half Year Meeting / Mi-AGM). A cette réunion tous les Présidents et une 2ième personne de son Club sont invités. Si le Président du Club ne peut pas être présent, il peut donner procuration à tout autre membre de son Club. Tous les autres membres peuvent y participer à leur frais. Les Comités Nationaux de la Table Ronde Belge, du Ladies Circle et de l’Agora peuvent également participer. A cette réunion, le fonctionnement du 41 CLUBS BELGIUM est discuté et l’AGM est préparée.
Article 35
Tout ce qui n’est pas prévu explicitement aux présents statuts est réglé par la loi du 27 juin 1921, modifiée par la loi du 2 mai 2002.
Article 36
Les statuts originaux ayant été établis en néerlandais, en cas de litige concernant la traduction seule la version néerlandophone prévaut.